Cara membuat invoice tidaklah sulit namun terlihat rumit dan berat karena invoice merupakan bukti penting ketika terjadi transaksi. Dari invoice pula, kredibilitas perusahaan bisa terlihat. Bagi perusahaan, invoice menjadi dasar pencatatan keuangan dan bagi pelanggan menjadi bukti pembayaran.
Namun, tahukah Anda bahwa membuat invoice tidaklah sulit. Anda bisa memanfaatkan kecanggihan teknologi lalu perhatikan poin-poin penting yang harus ada dalam invoice. Nah, berikut ini 4 langkah mudah membuat bukti transaksi invoice yang bisa Anda coba.
Pakai Komputer/Aplikasi Keuangan
Cara membuat invoice yang pertama ialah carilah perangkat aplikasi atau media yang akan membantu dalam pembuatan invoice misalnya Microsoft Excel, Google Spreadsheet, Google Docs dan lain sebagainya. Pilihlah template yang sesuai dengan keinginan dan pastikan desain template tidak berlebihan karena invoice adalah bukti keuangan.
Selain menggunakan aplikasi di atas, Anda juga bisa menggunakan aplikasi keuangan yang secara otomatis telah membuat invoice pada setiap terjadinya transaksi tanpa harus memilih template dan lain sebagainya. Dengan menggunakan aplikasi keuangan Anda cukup menginput data transaksinya saja.
Masukkan Data/Informasi Perusahaan
Jika membuat secara manual dengan perangkat lunak di komputer maka lanjutkan dengan menginput data atau informasi perusahaan terlebih dahulu. Beberapa informasi perusahaan yang harus tercantum seperti nama dan alamat perusahaan.
Cantumkan pula kontak perusahaan seperti nomor telepon dan website jika ada. Jangan lupa untuk mencantumkan kata “Invoice/Faktur” sebagai tanda bahwa bukti tersebut adalah bukti invoice.
Masukkan Data Transaksi
Nah, yang tidak kalah penting ialah masukkan data transaksi yang terjadi dengan teliti sehingga tidak ada kesalahan. Jika data transaksi ini terdapat kekeliruan misalnya harga barang atau banyaknya barang dibeli maka invoice tersebut tidak sah. Masukkan harga satuan, jumlah yang dijual, total piutang dan jenis barangnya.
Selain itu, masukkan pula tanggal terjadinya transaksi dan pastikan nama pelanggan sudah benar. Jangan lewatkan data transaksi tersebut sedikitpun agar bukti tersebut sah dan bisa dipertanggungjawabkan. Dengan begitu, invoice menjadi dokumen yang bisa di arsip dalam buku warung dengan lebih mudah dan tertata.
Masukkan Informasi Tambahan
Tak hanya informasi perusahaan dan data transaksinya, cantumkan pula syarat pembayaran. Hal tersebut sangat penting untuk dicantumkan di invoice karena bukti transaksi menjadi dasar perhitungan pelunasan nantinya. Jika ada potongan atau denda keterlambatan pun wajib dicantumkan dengan jelas dan benar.
