Bagi yang bekerja di sebuah instansi pemerintahan maupun swasta tentunya akan sangat familiar dengan yang namanya surat dinas.
Definisi Surat Dinas
Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh sebuah instansi resmi atau dinas yang sangat berguna untuk kepentingan tertentu.
Secara umum, surat dinas dibuat oleh instasi atau lembaga baik swasta ataupun negeri seperti perusahaan, sekolah, kantor pemerintahan, dan lain sebagainya.
Isi Surat Dinas
Isi dari surat dinas tentunya tidak jauh dari masalah kedinasan seperti pemberitahuan izin, penugasan, permohonan, undangan, dan lain sebagainya. Oleh karena itu, surat dinas tidak boleh dibuat sembarangan karena hanya dikeluarkan atas instruksi atau kebutuhan lembaga/perusahaan tersebut.
Adapun ciri khas yang membedakan surat dinas dengan jenis surat lainnya adalah terdapatnya kop surat dari perusahaan/lembaga baik pemerintah maupun swasta, terdapat nomor surat, lampiran, stempel, pembuka dan penutup surat serta tanda tangan instansi yang bersangkutan.
Fungsi Surat Dinas
Fungsi dari surat dinas antara lain adalah:
- Sebagai bukti tertulis contohnya pemberian izin, kesepakatan dan pengambilan keputusan.
- Selain itu, surat dinas ini juga berfungsi sebagai dokumen legal yang dimiliki oleh instansi.
- Sebagai tanda adanya kegiatan dalam suatu instansi.
- Menjadi rekapan data perkembangan suatu perusahaan.
Syarat-Syarat Penulisan Surat Dinas
- Surat dinas harus ditulis dengan format standar penulisan surat resmi
- Format/atau susunan di dalam pernyataan surat harus teratur
- Surat dinas harus ditulis dengan deskripsi
- Bahasa yang digunakan adalah bahasa baku, sesuai dengan tata bahasa Indonesia yang baik dan benar, atau sesuai PUEBI
Contoh Surat Dinas
Surat Dinas
Undangan
PEMERINTAH
KOTA GARUT
DINAS
PENDIDIKAN NASIONAL SMP NEGERI 10 GARUT
Banyuresmi,
Garut
Telp
: (022) xx xxx Email : [email protected]
Nomor :
020/0036/XI/ 11 Juni 2022
Lampiran :
Dua Eksemplar
Hal :
Permohonan Izin
Yth. Kepala
Dinas Pendidikan
Kota Garut
Dengan
Hormat,
Kami
selaku dewan sekolah SMA N 10 Garut memberitahukan sehubungan dengan kegiatan
lomba yang akan dilaksanakan tanggal 17 Agustus dalam memperingati ulang tahun
Kemerdekaan RI. Yang akan dilaksanakan pada :
Hari/Tanggal
: Rabu, 12 Juli 2022
Waktu
: 08.00 s/d selesai
Tempat
: Aula SMP Negeri 10 Garut
Sehubungan
dengan hal tersebut, kami mengajukan permohonan izin untuk menyelenggarakan
kegiatan tersebut. Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum
Wr. Wb.
Hormat
kami,
Agus
Kosasih
Surat Dinas
Perusahaan
PT.
Mandala Jaya Rubber
Jl.
Soma No. 54 Bandung
Telp.
7231445 Fax 532987756 Email. [email protected]
No : 012/BT-MDA/III/2022
Lampiran : –
Perihal : Undangan Sosialisasi
Kepada Yth,
Pimpinan PT Mandala Jaya Rubber
Jl. Soma No. 54 Bandung
di-Tempat
Dengan Hormat,
Berhubungan dengan pergantian
kedudukan beberapa jabatan dalam periode ke 2 di PT. Mandala Jaya Rubber, maka
dengan ini kami mengundang perwakilan dari perusahaan untuk melakukan
penyematan serah terima jabatan yang akan dilaksanakan pada :
Hari/Tanggal : Senin, 8 Maret
2022
Waktu : 07.00 – 09.00 WIB
Tempat : Ruang Meeting PT.
Mandala Jaya Rubber
Demikian surat undangan ini, kami
sampaikan. Mohon kehadirannya tepat waktu. Atas perhatian dan kerjsamanya kami
ucapkan terimakasih.
Hormat kami,
Yudi Rahman Habibi
